ضوابط و مقررات نمايشگاههاي بين المللي
ضمن استقبال از توجه و تمايل آن واحد محترم نسبت به حضور در چهارمين نمايشگاه بين المللي خدمات و تجهيزات هتلداري تهران، توجه جنابعالي را به اين نكته جلب مي نمايد كه عدم مطالعه كامل مقررات نمايشگاهها از سوي شرکت کنندگان محترم همواره باعث بروز پاره اي مشكلات در امر برپايي نمايشگاه مي شود كه ناشي از عدم آگاهي ايشان از قوانين و ضوابط مصوب و مصرح در اين خصوص مي باشد. لذا از كليه متقاضيان محترم تقاضا مي شود قبل از تكميل نمودن فرم ثبت نام و حضور در نمايشگاه اين مقررات را بطور كامل و دقيق مطالعه فرمايند. تكميل و تحويل فرم ثبت نام از سوي شركت كننده به برگزاركننده بدين معني تلقي ميشود كه متقاضي مشاركت در نمايشگاه بدواً مقررات مربوطه را مطالعه نموده و با علم و آگاهي كامل از قوانين موجود نسبت به انجام مراحل ثبت نام و حضور در نمايشگاه اقدام نموده است. لذا مسئوليت هرگونه اقدام يا ناهماهنگي كه به دليل عدم آگاهي از مقررات نمايشگاه از سوي شركت كنندگان صورت پذيرد بر عهده ايشان بوده و برگزاركننده از عواقب ناشي از آن مبرا مي باشد مقررات نمايشگاهي براي کليه شرکت کنندگان محترم صرفنظر از متراژ غرفه ، ميزان هزينه اي که براي مشارکت خود ميکنند و يا ارزي يا ريالي بودن مشارکت ايشان لازم الاجرا است. لذا خواهشمند است تنها درصورت قبول آنها نسبت به امضاء فرمهاي مشارکت و حضور در نمايشگاه اقدام فرماييد .
بخش اول - ثبت نام در نمايشگاه و پرداخت هزينه اجاره بهاء غرفه
1. تمامي فرمهاي لازم جهت مشارکت متقاضيان محترم بر روي وب سايت نمايشگاه موجود ميباشد . لذا خواهشمند است با مراجعه به لينک هاي مختلف سايت فرمهاي مربوطه را پرينت گرفته و پس از تکميل و مهر و امضاء ، در مهلت تعيين شده آنها را به ستاد نمايشگاه تحويل فرماييد .
2. برگزارکننده در پذيرش يا رد درخواستها اختيار تام دارد .
3. مقتضي است كل هزينه مشاركت بر اساس فضاي مورد درخواست به هنگام ثبت نام به شماره حساب اعلام شده پرداخت و رسيد آن به همراه فرمهاي درخواست مشاركت به برگزاركننده تحويل گردد .
4. واگذاري مكان غرفه براساس اولويت ثبت نام ميباشد . بدين معني كه متقاضياني كه سريعتر نسبت به تکميل فرايند ثبت نام خود اقدام نمايند ، به هنگام واگذاري غرفه بر سايرين تقدم خواهند داشت .
5. لطفاً قبل از تاييد اعلام از سوي برگزاركننده نسبت به واريز وجوه اقدام ننماييد . واريز وجه ثبت نام قبل از تأييد برگزاركننده اولويتي را براي واريز كننده ايجاد نمي كند .
6. پس از تعيين محل غرفه ، برگزارکننده نسبت به رزرو غرفه مذکور و صدور پيش فاکتور جهت واريز وجه ثبت نام اقدام مينمايد. پيش فاکتور صادره تا مهلتي که در آن قيد شده معتبر بوده و پس از آن در صورت عدم واريز وجوه مقرر، برگزارکننده هيچگونه تعهدي جهت حفظ غرفه براي متقاضي نداشته و نسبت به واگذاري آن به ساير متقاضيان اقدام خواهد نمود .
7. براساس ابلاغ سازمان امور مالياتي کشور به تمامي مبالغ قابل پرداخت توسط شرکت کنندگان، 9% ماليات بر ارزش افزوده اضافه ميشود .
8. در صورتي که براساس اعلام مراجع موثق ، متقاضي ثبت نام ، در هر نمايشگاه ديگري سابقه تخطي از مقررات و يا عدم تسويه حساب کامل در نمايشگاهي را داشته باشد ، برگزارکننده ميتواند در هر مرحله اي از ثبت نام و حتي در صورت پرداخت هزينه مشارکت ، ثبت نام متقاضي را لغو و وجوه پرداختي را مسترد نمايد . در اين زمينه انجمن برگزارکنندگان نمايشگاههاي بين المللي ايران به عنوان مرجع اصلي جهت اعلام موارد تخلف شناخته ميشود .
9. درصورت پرداخت وجه مشاركت بصورت چك، تنها چك شركت متقاضي قابل پذيرش بوده و برگزاركننده از پذيرفتن چك اشخاص و يا چك ساير افراد حقيقي يا حقوقي معذورميباشد .
10. درج مشخصات شرکت کنندگان و شرح فعاليت آنها در کتاب رسمي نمايشگاه به دو زبان فارسي و انگليسي توسط برگزارکننده انجام خواهد شد. اين امر اجباري بوده و شرکت کنندگان محترم به منظور گردآوري مجموعه اي پربار و مفيد ملزم به ارائه به موقع اطلاعات و مشخصات خود به هر دو زبان فارسي و انگليسي بطور کامل ميباشند .
11- نام هرغرفه دقيقاً بايد با عنواني که با آن ثبت نام شده و در فرم ثبت نام ذکر شده يکسان باشد . درصورتي که نام غرفه با عنوان ثبت نام شده مغاير باشد به عنوان تخلف محسوب شده و غرفه مربوطه اجازه کار نخواهد داشت .
12. اطلاعات تكميل شده توسط شركت كنندگان در فرم کتاب به همان صورت در كتاب نمايشگاه درج مي شود و در صورت نقص يا عدم صحت آنها مسئوليتي متوجه برگزاركننده نخواهد بود .
13. درخواست اعمال هر گونه تغييري در مندرجات فرم ثبت نام يا ساير فرمها، تنها بصورت مكتوب از سوي شركت كننده امكانپذير خواهد بود .
14. در نمايشگاههايي که ثبت آنها به صورت اينترنتي انجام ميشود ، براساس قوانين سايبري فضاهاي مجازي ، تکميل اينترنتي فرمها و عبور از مراحل مختلف و درنهايت پرداخت وجه ثبت نام براي متقاضيان تعهدآور بوده و حتي درصورت عدم تکميل و ارائه فيزيکي فرم ثبت نام و تعهدنامه هاي مربوطه ، به منزله امضاء فرمها و التزام به رعايت کامل مقررات ميباشد .
بخش دوم – ضمانت انجام مقررات نمايشگاه
15. تمامي شرکت کنندگان محترم صرفنظر از اينکه غرفه با تجهيزات يا خودساز انتخاب مينمايند ميبايد به همراه فرم ثبت نام خود ، يک فقره چک ضمانت اجراي مقررات (که پس از امضاء فرم ثبت نام به منزله تعهد ايشان خواهد بود) به ستاد نمايشگاه تحويل نمايند . موارد تضمين عمدتاً شامل تضمين رعايت قوانين ارزي ريالي ، مقررات غرفه سازي و تخريب به موقع غرف خودساز و خروج تجهيزات و ضايعات غرفه ها ، جبران خسارتهاي احتمالي به سازه و تأسيسات نمايشگاه ، تضمين پرداخت بدهي هاي باقي مانده و موارد مشابه ميباشد . مبلغ وجه تضمين ، به ازاء هرمترمربع فضاي ريالي 7/500/000 ريال ميباشد که بخش عمده اين وجه ، مربوط به رعايت مقررات ارزي ريالي نمايشگاه است . بنابراين شرکت کنندگاني که فقط فضاي ارزي درخواست مينمايند از ارائه اين مبلغ معاف ميباشند ولي ميبايد بابت تضمين ساير مقررات و تأمين مبلغ خسارات احتمالي چک تضميني به مبلغ 1/000/000 ريال به ازاء هر مترمربع غرفه ارزي خود به ستاد تحويل نمايند . ضمناً در متن چک تضمين فقط عبارت در "وجه شرکت بين المللي بازرگاني و نمايشگاهي تهران" درج شده و از ذکر عباراتي نظير "بابت تضمين" يا "بابت مشارکت" و امثالهم خودداري گردد درغير اين صورت مورد قبول نبوده و عودت ميگردد . بديهي است پس از پايان نمايشگاه و در صورت انجام تسويه حساب کامل توسط شرکت کننده چک تضمين مسترد خواهد گشت . استرداد چک تضمين منوط به اعلام مديريتهاي مختلف در شرکت سهامي نمايشگاهها مبني بر عدم بروز خسارت و عدم تعلق جرايم مربوط به رعايت مقررات است که اين زمان معمولاً تا يک ماه پس از خاتمه نمايشگاه به طول مي انجامد .
با تکميل فرم ثبت نام ، شرکت کننده برگزارکننده را مجاز مينمايد تا درصورت هرگونه عدول از مقررات يا ايراد خسارت که مستلزم پرداخت هزينه يا جريمه اي از سوي غرفه دار باشد از محل اين چک برداشت نمايد . بديهي است هرگونه همکاري بعدي ستاد با شرکت کنندگان اعم از واگذاري غرفه و صدور مجوزهاي لازم ، منوط به دريافت چک تضمين خواهد بود .. با توجه به اينکه اين تضمين بابت ضمانت اجراي کامل تمامي مقررات نمايشگاه است لذا صرفاً بايد از سوي شرکت کننده در نمايشگاه (فقط چک شرکت) صادر گردد و چک پيمانکار غرفه سازي يا چک شخص قابل قبول نميباشد .
بخش سوم - ضوابط مربوط به عرضه و نمايش كالاهاي نمايشگاهي
16. فقط كالاهايي مجاز به ارائه در نمايشگاه مي باشند كه در چارچوب موضوع نمايشگاه تعريف شده و در قالب پروفايل كالايي در اختيار شركت كنندگان قرار ميگيرد .
17. ارائه گواهي استاندارد براي کالاها و محصولاتي که از سوي سازمان استاندارد مشمول استاندارد اجباري هستند الزامي است .
18. فروش مستقيم كالا ها در محل غرفه و در ايام برپايي نمايشگاه ممنوع مي باشد. ليکن بازاريابي كالا يا خدمات و صدور فاکتوردر محل نمايشگاه و تحويل آنها در محل فروشگاه يا شركت بلامانع است .
19. درصورتي که شرکت کننده در غرفه خود اقدام به نمايش کالاي شرکت ديگري نموده و يا تبليغي مبني بر نمايندگي شرکت ديگري مي نمايد ، ضروري است نامه مکتوب مبني بر رضايت شرکت اصلي جهت نمايش کالا يا تبليغات خود را به ستاد برگزاري نمايشگاه ارائه نمايد .
20. حضور پرسنل مطلع جهت معرفي محصول يا خدمات و ارائه توضيحات لازم به بازديدکنندگان و مخاطبين ، در تمام مدت برگزاري نمايشگاه در داخل غرفه ضروري است . برپايي غرفه خالي بدون دکوراسيون مناسب و بدون حضور پرسنل غرفه ، منافي هدف و روح برگزاري نمايشگاه است و بي احترامي به مخاطبين و ساير مشارکت کنندگان محسوب ميشود .
بخش چهارم - ضوابط و نحوه محاسبه هزينه ارزي يا ريالي غرفه ها
21. در صورتي كه نمايش كالا با برند يا نام ايراني که توسط واحد توليدي صنعتي داراي پروانه بهره برداري و گواهي فعاليت صنعتي، كارت شناسايي كارگاه معتبر و يا واحد توليدي صنفي داراي پروانه صنفي توليدي در داخل کشور يا مناطق آزاد تجاري يا ويژه اقتصادي توليد ميگردد صورت پذيرد كالا ايراني محسوب و هزينه ها به صورت ريالي دريافت ميگردد. ارائه مدارک معتبر در اين خصوص ضروري است .
22. کالاهايي که با مشخصات مندرج در بند فوق تحت ليسانس يا محصول مشترک کشورهاي خارجي ، در داخل کشور يا مناطق آزاد تجاري توليد و با نام ايراني ارائه ميگردند ايراني محسوب شده و هزينه ها به صورت ريالي دريافت خواهد شد . ليكن در صورتي كه با مارک خارجي تبليغ گردند هزينه هاي مربوطه به صورت 70 % ريالي و30 % ارزي محاسبه خواهد شد .
23. کالاهايي که با مارک خارجي ثبت شده و براساس سرمايه گذاري مشترک شرکتهاي ايراني و خارجي در ايران توليد ميگردد و داراي مجوزهاي مربوطه از وزارت امور اقتصادي و دارائي و مصوبه هيأت دولت ميباشند ، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي خواهند بود .
24. نمايش نمونه کالاي خارجي به منظور معرفي کالاي توليد داخل ، توسط واحدهاي توليدي داراي پروانه بهره برداري از مراجع ذيربط ، درصورت تجميع نمونه کالا در حداقل فضا (به تناسب نوع و ابعاد نمونه) و عدم اقدام به بازاريابي آن ، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي ميباشد. در اين حالت بايد مارك كالاي خارجي پوشانده شود .
25. عرضه هرگونه كالاي خارجي و تبليغ واردات کالا به هر نحو و يا حتي نمايش پوستر، بروشور، کاتالوگ ، فيلم يا عكس کالا يا شرکت خارجي و بطور كلي هرگونه تبليغ براي كالاي خارجي صرفنظر از نحوه ورود آن به كشور و حتي در صورتيكه شركت عرضه كننده كالا ايراني باشد، خارجي محسوب شده و هزينه غرفه كلاً بصورت ارزي محاسبه مي شود .
26. درج هرگونه نام يا لوگوي خارجي در داخل بروشور، کاتالوگ کالا ، کارت ويزيت شرکت يا ساير اقلام چاپي و همچنين اشاره به اين نکته که در توليد بخشي از کالا از مواد اوليه يا قطعات خارجي استفاده شده ، حتي در صورتي که کالا يا خدمات معرفي شده در غرفه تمامي ويژگيهاي غرفه ريالي را دارا باشد موجب خواهد شد که حداقل بخشي از فضاي غرفه ارزي محاسبه گردد . لذا مقتضي است کاتالوگ ، بروشور و يا ساير اقلام تبليغاتي خود را که قصد عرضه در نمايشگاه داريد ، پيش از تکثيروآماده سازي به مديريت نمايشگاه ارائه و تأييديه وي را دريافت نماييد ، درغير اين صورت مسئوليتي متوجه برگزار کننده نخواهد بود .
27. وجود هرگونه آرم ، مارک ، برچسب و مشابه آنها برروي کالا يا دستگاهها که نشان دهنده ساخت دستگاه يا قطعاتي از آن در خارج از کشور باشد ، موجب ارزي شدن مبناي محاسبه غرفه خواهد بود . ضمناً چنانچه هيچگونه مارکي برروي دستگاه يا کالا وجود نداشته باشد ، بايد مدارک مستند مبني بر توليد داخل بودن کالا يا دستگاه ارائه شود در غير اين صورت کالاي مربوطه خارجي محسوب ميشود .
28. تبليغ نمايندگي انحصاري و رسمي شركتهاي خارجي به هرصورت مشمول پرداخت هزينه ها به صورت ارزي ميباشد . ضمناً شركتهايي كه نمايندگي انحصاري يك يا چند شركت خارجي را عهده دار مي باشند بايد گواهي نمايندگي خود را كه به تأييد شركت خارجي اصلي رسيده است به هنگام ثبت نام به برگزاركننده ارائه دهند، در غير اينصورت و در صورت ارائه همان كالا توسط شركتهاي ديگر اعتراضي از سوي شركت نماينده پذيرفته نخواهد بود .
29. مشارکت شرکتهاي عرضه کننده خدمات مشاوره اي ، پيمانکاري طرح و اجرا، طراحي سيستم و موارد مشابه صرفاً بدون ارائه کالا و يا هرگونه تبليغ برند خارجي ، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي ميباشد . درغير اين صورت مشمول پرداخت هزينه به صورت 30 درصد ارزي و 70 درصد ريالي خواهد بود .
30. مشارکت آژانسهاي مسافرتي و گردشگري درصورت عدم تبليغ نمايندگي خارجي ، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي ميباشد .
31. مشارکت نشريات داخلي اعم از روزنامه ، مجله ، بولتن ، ويژه نامه ، آگهي نامه ، و امثالهم که با تبليغ توأمان شرکتهاي داخلي و خارجي منتشر ميگردند ، مشمول پرداخت هزينه به صورت ريالي ميباشد . بديهي است تبليغ برند يا نمايندگي خارجي شرکتهاي خارجي در غرفه تخصيص يافته به نشريات (از طريق نصب بنر، پخش فيلم ، توزيع سي دي، کاتالوگ و بروشور مستقل خارجي و ....) ممنوع ميباشد .
32. معرفي خلاقيتهاي فني و نرم افزاري (اتوماسيون) درصورت عدم تبليغ شركتهاي خارجي (به صورت پوستر، بروشور و يا كالا) به صورت ريالي محاسبه ميشود .
33. محصولات خارجي وارد شده در کشور به صورت فله که پس از بسته بندي و يا مخلوط با کالاي ايراني (با نام يا برند ايراني و با درج يا عدم درج تحت ليسانس) ، توسط مشارکت کننده داخلي به نمايش گذاشته ميشود ، به ميزان فضاي اشغال شده مشمول پرداخت هزينه به صورت 70 درصد ارزي و 30 درصد ريالي ميباشد .
34. در صورتي كه جهت معرفي كالا يا نوع فعاليت شركت توليدي داخلي ، نياز به استفاده از ماشين آلات يا دستگاه خاص خارجي صرفاً بعنوان ابزار كار وجود داشته باشد چنانچه مارك دستگاه خارجي پوشانده شده و قابل رؤيت نباشد و هدف تبليغ مارك شركت خارجي نباشد ، هزينه مشاركت ريالي محاسبه ميشود .
35. شرکتهاي توليدي بازرگاني ايراني که به منظور نمايش کالاي توليد داخل و نيز کالاي خارجي به ارائه توأمان کالاي ايراني و خارجي ميپردازند ، ميبايد کالاها يا خدمات مربوط به بخش خارجي را در فضايي کاملاً متمايز و در متراژ تفکيک شده (با ابعاد استاندارد)از بخش داخلي و با رعايت حداقل متراژ 12 مترمربع عرضه نمايند . بدين منظور ضروري است که بين اين دو قسمت بوسيله جداکننده کاملاً مشخص نظير پانل ، زنجير، ديواره و چيزي مشابه آنها يک مرزبندي مشهود و واضح انجام پذيرد تا امکان تعيين دقيق متراژ هر قسمت فراهم باشد . درغير اين صورت کل فضاي غرفه به صورت ارزي محاسبه خواهد شد و فقط نظر کميته ارزي ريالي ملاک تعيين متراژ ارزي در اينگونه غرفه ها خواهد بود .
36. متراژ دفتر يا محل پذيرايي(VIP) در غرفه هاي ارزي يا بخش ارزي غرفه هاي ارزي ريالي ، بصورت ارزي محاسبه ميشود .
37. چنانچه نمايش كالا توسط واحد توليدي داخلي (با ارائه مدارك كافي) انجام مي شود درصورتيكه قسمتي از كالا يا مواد اوليه آن خارجي باشد ولي اصل كالا با مارك ايراني معرفي و تبليغ شود (مونتاژ) به شرط عدم تبليغ براي قسمتهاي خارجي ، كالا ايراني محسوب شده وهزينه ها بصورت ريالي دريافت ميگردد. ليكن درصورت نمايش يا تبليغ قطعات خارجي آن كالا به طور منفصل بصورت ارزي محاسبه خواهد شد .
38. معرفي خدمات پس از فروش كالاهاي خارجي توسط نمايندگان مجاز داخلي (با ارائه پروانه صنفي و معرفي نامه كتبي از شركت مربوطه) مشروط بر عدم نمايش کالا يا قطعات منفصله شرکت خارجي در داخل غرفه ، مشمول پرداخت هزينه به صورت 30% ارزي و 70% ريالي ميباشد . بديهي است نمايش كالا و قطعات منفصل مربوطه در اينگونه غرفه ها ممنوع مي باشد .
39. پس از افتتاح نمايشگاه و در ايام برپايي آن ، تمامي غرفه هاي داخلي از سوي کميته ارزي ريالي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران به منظور رعايت ضوابط ارزي و ريالي مورد بازديد قرار خواهد گرفت. در صورتيكه کميته مذكور، هرگونه موردي را مبني بر انجام تبليغات خارجي و يا عرضه كالاهاي خارجي در غرف داخلي گزارش نمايد، شركت مربوطه اكيداً موظف به پرداخت ما به التفاوت ارزي غرفه خود بر اساس گزارش کميته فوق الذكر و انجام تسويه حساب كامل تا قبل از پايان نمايشگاه مي باشد .
40. كليه شركت كنندگاني كه با اطلاع از مقررات ذكر شده فوق در بخش داخلي شركت نموده و هزينه غرفه خود را به صورت ريالي يا ارزي ـ ريالي پرداخت مينمايند ملزم به تكميل و مهر و امضاء تعهدنامه ارزي ميباشند . باتوجه به اينكه ضوابط مشاركت ارزي و ريالي شركت كنندگان محترم در اين مقررات به تفصيل ذكر شده است، عدم رعايت آنها قابل توجيه نبوده و ذكر آگاهي نداشتن از اين موضوع قابل پذيرش نمي باشد .
بخش پنجم - امور فني و ساخت و ساز غرفه ها
41. حداقل متراژ غرفه هاي پيش ساخته در فضاي سرپوشيده 12مترمربع، حداقل متراژ غرفه هاي خودساز(زمين خالي) در فضاي سرپوشيده 36 متر مربع و حداقل متراژ فضاي باز 20 متر مربع مي باشد .
42. غرفه هاي پيش ساخته با تجهيزات متعارف در اختيار شركت كنندگان قرار مي گيرد. تجهيزات متعارف شامل پانل بندي اطراف، موكت كف، پيشاني نويسي، يك عدد پريز برق، روشنايي (3عدد لامپ 100 وات يا يک عدد پروژکتور) 1 عدد ميز و 2 عدد صندلي به ازاء هر 12 مترمربع ميباشد .
43. لطفاً توجه داشته باشيد که ميز و صندلي براي غرفه هاي پيش ساخته ، فقط از بعد ازظهر روز قبل از افتتاح در محل غرفه ها توزيع ميشود .
44. به غرفه هاي بدون پيش ساخته (خودساز) تنها زمين غرفه تعلق خواهدگرفت و تأمين تمامي وسايل ساخت و دكوراسيون و نيز تجهيزات داخل غرفه برعهده شركت كننده خواهدبود .
45. طراحي غرفه ها بايد به گونه اي باشد که داخل غرفه به راحتي در معرض ديد مخاطبين باشد . در غرفه هاي دو طرف باز، سه طرف باز و جزيره حداکثر فقط تا50 % هريک از برها ميتواند ديوار شود . در غير اين صورت برابر ضوابط غرفه بايد حداقل 60 سانتيمتر عقب نشيني داشته باشد و ارتفاع غرفه نيز حداقل 50 سانتيمتر کمتر از ارتفاع مجاز سالن باشد . بديهي است در اين صورت هزينه فضاي پرت شده نيز توسط شرکت کننده پرداخت ميگردد . ضمناً غرفه حتماً بايد به صورتي طراحي شود که براي حضور فعال کارکنان و افراد غرفه دار مناسب سازي شده باشد . لذا درصورت عدم توجه به ضوابط و تذکرات ذکر شده ، ضمن جلوگيري از اجراي غرفه سازي و به دليل بروز اختلال در روند برپايي شايسته نمايشگاه ، برگزارکننده با استفاده از اختيارات قانوني خود و به منظور صيانت از حقوق ساير مشارکت کنندگان و بازديدکنندگان نمايشگاه ، از پذيرش و ثبت نام مشارکت کننده مربوطه حداقل در يک دوره نمايشگاه خودداري نموده و ضمن قطع همکاري با شرکت غرفه ساز متخلف در اولين نمايشگاه بعدي خود ، از تأييد طرحهاي غرفه سازي شرکت مذکور خودداري خواهد نمود .
46. شركت كنندگاني كه فضاي بدون غرفه سازي (غرفه خودساز) درخواست مي نمايند بايد شركت پيمانكار غرفه سازي خود را حداكثر 20 روز قبل از نمايشگاه كتباً به برگزار كننده معرفي نمايند. بدون معرفي كتبي غرفه ساز، امكان همكاريهاي بعدي از سوي برگزاركننده با وي مقدور نخواهد بود. لطفاً زمان ذکر شده را حتماً مد نظر قرار دهيد تا در صورتي که نياز به انجام تغييراتي در نقشه ساخت و ساز غرفه وجود داشت فرصت انجام اصلاحات وجود داشته باشد . نقشه غرفه سازي بايد حاوي اطلاعات کاملي در خصوص ابعاد غرفه (طول، عرض و ارتفاع) ، مصالح به کار رفته در آن، انشعاب برق ، نوع کف سازي و ساير اطلاعات مورد نياز باشد .
47. شرکتهاي غرفه ساز تنها در صورتي که در فهرست گريد بندي شده مصوب از سوي شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران باشند مورد تأييد بوده و طرح و مدارک ايشان مورد بررسي قرار ميگيرد . لذا ضروري است شرکت کنندگان محترم به اين موضوع توجه داشته باشند که پيش از عقد قرارداد با شرکت غرفه ساز از اين موضوع اطمينان حاصل فرمايند .
48. بر اساس قوانين شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران، متقاضيان غرفه هاي خودساز نميتوانند راساً اقدام به ساخت غرفه خود نمايند و ميبايد صرفاً از شرکتهاي غرفه ساز که در فهرست گريد بندي شده مصوب از سوي شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران درج شده است براي ساخت غرفه خود بهره گيرند.
49. شركت كنندگان محترم مي بايد تمامي ضوابط و دستورالعمل هاي فني مربوط به ساخت و ساز غرفه را به پيمانكار خود گوشزد نمايند. بديهي است با توجه به اينكه برگزاركننده هيچگونه ارتباط حقوقي با پيمانكاران غرفه ساز ندارد، در صورت وارد شدن خسارت به تأسيسات و تجهيزات سالن از سوي پيمانكار غرفه سازي يا رعايت نكردن ضوابط و مقررات جاري توسط وي، شركت كننده اصلي مسئول جبران خسارت وارده خواهد بود. ضمناً عدم رعايت و اجراي ضوابط فني كه از سوي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران تدوين شده مشمول جريمه ميگردد كه جدول ميزان آنها در لينک فرم هاي مشارکت - ساير فرم هاي ضروري موجود است و در صورت بروز تخلف ، پرداخت جرائم مربوطه توسط شركت كننده الزامي خواهد بود .
50. براي غرفه هاي موضوع بند فوق انشعاب برق فقط تا محل نزديكترين پست برق سالن تأمين ميشود ، لذا ضروري است غرفه داران محترم نسبت به تهيه كابل برق به متراژ لازم، تابلو برق، فيوز و ديگر ملزومات مورد نياز خود اقدام نمايند .
51. برابر دستور العمل شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران، طرح تمامي غرفه هاي خودساز ميبايد از سوي يک نفر مهندس ناظر به تأييد رسيده و در فرم تعهدنامه و تأييديه غرف خودساز نيز در محل تعيين شده امضا و مهر مهندس ناظر درج گردد. فرمهايي که فاقد امضا و مهر مهندس ناظر باشد قابل بررسي و تأييد از سوي ستاد برگزاري نمايشگاه نمي باشد .
52. براي غرف خودساز، ورود هرگونه تجهيزات غرفه سازي به داخل نمايشگاه مستلزم اخذ مجوز از ستاد برگزاري نمايشگاه مي باشد. در صورت تأييد نقشه ها توسط ستاد ، مجوز ساخت و ساز به متقاضي ارائه خواهد شد .
53. انجام هرگونه ساخت و ساز در غرفه هاي پيش ساخته که توسط برگزار کننده ساخته ميشود و يا اجراي دکوراسيون و كف سازي و نظاير آن در اين غرفه ها مجاز نبوده و مجوزي جهت ورود مصالح و وسايل غرفه سازي (چوب ، نئوپان ، سازه و...) براي اينگونه غرفه ها صادر نميشود . ضمناً امکان حذف کتيبه از غرفه هاي پيش ساخته به دليل از بين رفتن ايستايي غرفه و ناهماهنگي شکل ظاهري غرفه ها و همچنين عدم امکان نصب تجهيزات روشنايي غرفه ، وجود ندارد .
54. در صورت نمايش ماشين آلات سنگين و حجيم يا مرتفع که ورود آنها به داخل سالن نياز جرثقيل دارد و نيز ماشين آلات با توان مصرفي زياد که جهت نمايش طرز کار آنها نياز به برق 3 فاز با آمپر بالا هست ، مراتب بايد به هنگام ثبت نام و قبل از جانمايي به برگزار کننده اعلام گردد .ضمناً حداکثر وزن مجاز در طبقه همکف 18 تن و در طبقات بالاي همکف 450 کيلوگرم بر هر مترمربع ميباشد .
55. آخرين زمان صدور مجوز ساخت و ساز، يک هفته قبل از افتتاح نمايشگاه مي باشد و پس از آن به هيچوجه امکان صدور مجوز ساخت و ساز وجود نخواهد داشت .
56. استفاده از هرگونه مصالح ساختماني نظير گچ ، سيمان ، ماسه بادي ، ماسه ، پوكه ، شن ، سنگ ريزه ، خاك رس ، تيغه گچي ، بلوك و نظاير آنها و نيز آهن آلات خام ، نئوپان ، ام دي اف و چوب برش نخورده (خام) و همچنين دستگاه برش ، اره ديسكي ، دستگاه جوش(بالاتر از 50 آمپر) ، پمپ باد (بالاتر از 20 ليتر) ، پيستوله رنگ پاشي و ابزار و ادوات مكمل يا مشابه آنها جهت ساخت غرفه اعم از داخل سالن يا فضاي باز اکيداً ممنوع بوده و غرف خودساز تنها ميتوانند از سازه هاي آماده و سبك استفاده نموده و يا قالب ، اسكلت و سازه ها را از قبل در محل كارگاه شركت يا كارگاه غرفه سازي آماده و در محل غرفه فقط آنرا مونتاژ نمايند .
57. پرسنل غرفه سازي حتماً مي بايد اصول ايمني را رعايت نموده و از تجهيزات و ابزار مناسبي که موجب افزايش ضريب ايمني کار ميباشد و همچنين لباس متحدالشکل استفاده نمايند . همچنين به کارگيري نيروهاي زبده فني الزامي بوده و ضروري است از بکارگيري افراد غير متخصص و بي تجربه خودداري گردد.ضمناً پرسنل غرفه ساز الزاماً بايد از بيمه مسئوليت مدني برخوردار باشند .
58. ارتفاع مجاز جهت غرفه سازي در سالنهاي مختلف متفاوت است . لذا حتماً به ارتفاع مجاز قابل اجرا در هر سالن دقت كافي بفرماييد .
59. در صورتي كه در نظر است ساخت غرفه در دو طبقه انجام شود ، با توجه به اينکه احداث طبقه دوم در بعضي از سالنها امکانپذير نميباشد ، لذا مراتب بايد حداقل 20 روز قبل بصورت مكتوب با ذكر متراژ، ارتفاع و نوع كاربري طبقه دوم به برگزاركننده اعلام و پس از تأييد برگزار کننده به اجرا درآيد . در غير اينصورت چنانچه به هنگام اجراي طرح و ساخت غرفه مشكلي بروز نمايد مسئوليتي متوجه برگزار كننده نخواهد بود. ضمناً مساحت طبقه دوم نبايد بيشتر از 50 % مساحت غرفه بوده و به هيچ وجه نيز مسقف نباشد . هزينه اجاره بهاء نيم طبقه دوم بر مبناي پنجاه درصد هزينه معمول اجاره بهاء غرفه محاسبه واخذ مي گردد.
60. در غرفه هاي يک طبقه نيز در صورت ضرورت مسقف شدن لازم است حداکثر 30% غرفه مسقف شده و طراحي آن و متريال استفاده شده به صورت مشبک يا راه راه باشد تا عملکرد سنسورهاي حسگر و چشمي اعلام حريق داخل سالن اختلال ايجاد نکند .
61. به منظور افزايش ضريب امنيتي غرفه ها ، ضروري است امکان رويت تمامي قسمتهاي داخلي غرفه اعم از انباري ، آبدارخانه ، دفتر و غيره فراهم باشد . ساخت هر قسمت از غرفه به شکلي که داخل آن قابل رويت نباشد مشمول جريمه خواهد بود .
62. شركتهاي غرفه ساز حتماً به پرسنل خود تأكيد نمايند كه جهت استفاده از انشعاب برق و آب و يا هرگونه ملزومات ديگر مراتب را فقط با مدير سالن هماهنگ نموده و از استفاده از تابلوي برق سالن، كابلها، لوله هاي آب، شير آتش نشاني و ساير امكانات سالن بدون هماهنگي با مدير سالن خودداري نمايند. بديهي است در صورت ورود خسارت به تجهيزات فوق توسط شركت كننده يا پيمانكار ساخت و ساز غرفه، جبران خسارت مربوطه بر عهده شركت كننده خواهد بود. مدير سالن از زمان تحويل سالن تا پايان نمايشگاه در محل سالن حاضر خواهد بود. نام مدير سالن و شماره تلفن همراه وي در محل ورودي هاي سالن نصب خواهد شد .
63. با توجه به اينکه روز آخر قبل از افتتاح فقط براي چيدمان و تزئين داخلي غرفه ها و كارهاي نهايي و تكميلي در نظر گرفته شده، هرگونه برشکاري، سمباده زني و کلاً اقداماتي که موجب پراکنده شدن گرد و خاک و سرايت آنها به غرفه هاي مجاور گردد، اعتراض ساير غرفه داران را به همراه داشته و ممنوع ميباشد . لذا اين گونه عمليات بايد حداکثر تا ساعت 22، دو شب قبل از افتتاح به اتمام برسد .
64. با توجه به ضرورت دسترسي آسان نيروهاي آتش نشاني به تمام نقاط سالنها ، هيچيک از وسايل غرفه سازي و يا مصالح و لوازم اضافي به ويژه کارتنهاي خالي نبايد در پشت غرفه هاي مجاور ديوار قرار گيرد لذا وجود اينگونه اقلام در پشت غرفه هاي کناره سالنها ، مشمول جريمه ميباشد .
65. مقتضي است تا ساعت 21 روز قبل از افتتاح آماده سازي غرفه و چيدن كالاها و تخليه اقلام اضافي غرفه ها به پايان برسد در غير اينصورت و چنانچه اداره حراست نمايشگاه اقدام به بستن سالنها نمايد هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزار كننده نبوده و متأخرين ميبايد به محض اعلان مسئولين حراست، باقيمانده وسايل غرفه سازي خود را از سالن تخليه و سريعاً نسبت به نظافت غرفه خود و اطراف آن و خروج از سالن اقدام نمايند .
66. ريختن مصالح اضافي و نخاله در فضاي باز اطراف سالن اكيداً ممنوع است . زباله هاي کوچک فقط در سطلهاي زباله بيرون از سالن و نخاله هاي بزرگ مانند تکه هاي چوب و نئوپان ، سنگ، قطعات فلزي و مانند اينها بايد حتماً به خارج از محوطه نمايشگاه انتقال يابد . در صورت عدم رعايت اين نکته و گزارش مديران سالن يا اداره خدمات ، واحد متخلف مشمول جريمه خواهد شد .
67. در غرفه هاي خودساز چنانچه ارتفاع غرفه بالاتر از غرفه هاي مجاور باشد، ضروري است كه قسمتهاي پشت سازه ها اعم از نئوپان، چوب و شبكه هاي آهني ، به وسيله ورقه نئوپان پوشيده شده و حداقل دو دست رنگ آميزي شود تا موجب بد منظره شدن غرفه هاي مجاور نگردد. ضمناً بر روي قسمتهاي پشت كار كه مشرف به حريم غرفه هاي مجاور مي باشد نوشتن تبليغات يا نام شركت مجاز نخواهد بود .
68. با توجه به اينكه امكانات آبرساني در همه نقاط سالنهاي نمايشگاهي وجود ندارد لذا در صورت نياز به انشعاب آب (غيرآشاميدني) جهت نمايش يك دستگاه خاص، لازم است فرم درخواست انشعاب آب از لينک فرم ها و دستورالعمل ها تهيه و تکميل گردد . فرم مذکور نيز ميبايد به تأييد ستاد برگزاري نمايشگاه رسيده و سپس به واحد آبرساني واقع در طبقه زيرين ساختمان اداري در محوطه محل دائمي نمايشگاههاي بين المللي تهران تحويل گردد . ضمناً تنها در صورت وجود امکانات فني لازم در سالن ، انشعاب آب برقرار ميگردد .
69- غرفه سازان محترم توجه داشته باشند که جهت نصب پايه ها و سازه هاي غرفه خود از سوراخ کردن زمين غرفه ، ستون ، دريچه و يا ديوار اطراف آن و همچنين فضاي باز نمايشگاه اجتناب ورزند و زير ستون هاي غرفه سازي به ويژه در فضاي باز حتماً صفحه گذاري نماييد. ايراد خسارت به زمين و ديوار محوطه نمايشگاه مشمول پرداخت جريمه خواهد بود که بر اساس اعلام مديريت ساختمان شرکت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران تا قبل از پايان نمايشگاه اخذ ميگردد (جدول خسارات در وب سايت نمايشگاه موجود است). همچنين هر نوع اتصال يا تکيه سازه به ابنيه نمايشگاهي و ستونها با پيچ ، جوش ، پرچ ، ... اعم از فضاي باز يا داخل سالن ممنوع است . ضمناً در صورت ايراد هرگونه خسارت به غرفه ها و يا وسايل و تجهيزات آنها جبران خسارت وارده بر عهده شركت كننده بوده و هزينه آن ميبايد براساس اعلام برگزارکننده، توسط شرکت کننده پرداخت گردد .
70. در صورت عدم اتمام به موقع عمليات غرفه سازي در غرفه هاي خودساز و با توجه به اينكه اين تأخير موجب بروز مشكلات متعدد در امر برپايي نمايشگاه شده و چهره نمايشگاه را مخدوش مي نمايد، برگزار كننده مي تواند در اين خصوص نسبت به عملكرد شركت كننده ادعاي خسارت نمايد .
بخش ششم – ضوابط انصراف از مشاركت و يا كاهش فضاي رزرو شده
71 . كاهش متراژ و يا انصراف از مشاركت مي بايد حداکثر تا 30 روز قبل از افتتاح نمايشگاه رسماً و بصورت مكتوب به برگزاركننده اعلام گردد . در اينصورت پس از كسر 10% از کل هزينه مشارکت، برگزاركننده نسبت به استرداد مابقي اقدام خواهد نمود .
72. در فاصله زماني كمتر از 30 روز تا زمان افتتاح، به هيچ وجه درخواست انصراف پذيرفته نخواهد بود و در صورت عدم استفاده از غرفه تخصيص يافته در نمايشگاه هيچگونه وجهي مسترد نشده و برگزاركننده مجاز ميباشد غرفه مربوطه را در صورت عدم استفاده متقاضي اوليه و به منظور پيشگيري از خدشه دار شدن چهره و ظاهر نمايشگاه ، (چه به صورت رايگان و چه درقبال دريافت وجه غرفه) به سايرين واگذار نمايد . همچنين برگزارکننده ميتواند در صورت لزوم با استفاده از سيستم پيش ساخته ، غرفه را برپا نموده و عنوان شرکت را بر سردر غرفه نصب نمايد . لذا از شركت كنندگان محترم تقاضا دارد قبل از ثبت نام تمامي جوانب و شرايط كاري خود را به درستي سنجيده و پس از حصول اطمينان از امكانات و مقدورات خود نسبت به مشاركت در نمايشگاه اقدام نمايند تا از بروز مسائلي كه بر روند اجرايي نمايشگاه بويژه در روزهاي نزديك به افتتاح آن ، تأثير منفي باقي مي گذارد جلوگيري شود. ضمناً کاهش فضا نيز در فاصله زماني کمتر از 30 روز تا افتتاح نمايشگاه امکانپذير نمي باشد .
73. شركت كنندگاني كه در فاصله كمتر از 30 روز به افتتاح نمايشگاه ثبت نام نمايند نيزدر صورت انصراف يا کاهش فضا مشمول بند فوق خواهند بود .
بخش هفتم- واگذاري و چيدمان غرفه ها
74. تعيين محل غرفه ها و نحوه واگذاري آنها تماماً بر عهده برگزاركننده مي باشد. حتي بعد از دريافت نقشه محل غرفه و رويت آن توسط شركت كننده، اين احتمال وجود دارد كه برگزار كننده به هنگام تحويل غرفه، بنا به دلايل گوناگون ناگزير از جابجايي و تغيير مكان غرفه تخصيص يافته باشد . در اينصورت برگزار كننده تلاش خواهد نمود تا غرفه جديد واگذار شده حتي المقدور با همان ابعاد قبلي به متقاضي تحويل گردد.
75. مطابق روال معمول نمايشگاهها، برگزار كننده موظف است نقشه محل استقرار غرفه شركت كنندگان را تا يكماه قبل از افتتاح نمايشگاه به ايشان ارائه نمايد، ليكن در صورتي كه امكان تعيين مكان غرفه قبل از موعد ذكر شده وجود داشته باشد، برگزار كننده با رعايت ضوابط بند 71، اين همكاري را با متقاضي به عمل آورده و در صورت امكان، متقاضي ميتواند در انتخاب مكان غرفه خود اعمال نظر نمايد .
76. قرار گرفتن ستون در بعضي از غرفه ها اجتناب ناپذير است. بديهي است تلاش خواهد شد كه تا حد امكان در غرفه هاي كمتري ستون قرارگيرد، ليكن در هرصورت و با توجه به مختصات هر سالن، در تعدادي از غرفه ها ستون نيز قرار خواهد گرفت که محل قرارگيري آن برروي نقشه مشخص شده است. لذا در صورت قرارگرفتن ستون در داخل يا جلوي غرفه ، لطفاً به هنگام طراحي و ساخت غرفه به اين نكته و نيز ابعاد ستونها دقيقاً توجه نموده و ضمنا ًاز هر گونه رنگ آميزي ستون و تابلوي برق نصب شده بر روي آن و نيز نصب يا چسباندن اقلام تبليلغاتي به ستونها و ديوار خودداري فرماييد .
77. برابر دستورالعمل صادره از سوي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران، سالنهاي تحت پوشش از 3 روز قبل از افتتاح در اختيار برگزار كننده قرار ميگيرد . لذا لازم است شرکت کنندگاني که درخواست غرفه خودساز داده اند، تداركات لازم و ساخت و سازهاي اوليه غرفه خود را از قبل مهيا نمايند تا در فاصله كوتاه موجود امكان آماده سازي مناسب غرفه فراهم باشد .
78. غرفه هاي پيش ساخته كه توسط برگزار كننده احداث ميشود، يك روز قبل از افتتاح نمايشگاه به غرفه داران تحويل داده خواهد شد .
79. ورود هرگونه وسيله نقليه جهت تخليه بار و كالا به داخل سالنها ممنوع بوده و از محل ورودي سالنها تا محل غرفه ، هرگونه كالا يا وسيله فقط ميتواند توسط چرخ دستي و يا توسط كارگران حمل شود . ضمناً در ايام قبل از افتتاح نمايشگاه كه زمان آماده سازي غرفه ها ميباشد فقط ورود وانت و كاميون حامل تجهيزات غرفه سازي صرفاً با مجوز ذكر شده در بند 49 به محوطه مجاز بوده و ورود خودروهاي شخصي به محوطه اكيداً ممنوع ميباشد .
80. واگذاري غرفه به ديگران و يا شراكت با ساير واحدها مجاز نبوده و مشمول جريمه ميگردد .
81. ورود و تخليه كالاها همراه با جرثقيل تا جلوي درب سالنها و يا در محوطه باز بلامانع ميباشد ولي پس از اتمام ايام نمايشگاه ، جابجايي و خروج كالاها از سالنها و محوطه باز ( جهت حفظ ايمني كالاهاي ساير مشاركت كنندگان و محيط نمايشگاه ) صرفاً توسط پيمانكار مستقر در محل نمايشگاه انجام خواهد شد .ضمناً ورود جرثقيل ، بالابر و ليفت تراک به طبقات بالاي همکف و ورود جرثقيل و ليفت تراک بالاي 10 تن به کليه سالنها ممنوع ميباشد .
82. رعايت حريم غرفه ها الزامي است. قراردادن كالاها يا دستگاهها خارج از حريم قانوني غرفه و حتي چند سانتيمتر تجاوز به فضاي راهروها يا فضاي پشت غرفه ها ـ حتي فضاهاي خالي و غيرقابل استفاده ـ مشمول جريمه و در صورت عدم توجه منجر به تعطيلي غرفه خواهد شد .
83. نظافت داخل سالن تنها در محدوده راهروها برعهده برگزاركننده بوده و نظافت داخل غرفه ها به عهده غرفه داران خواهد بود . لذا ورود خدمه نظافت سالن به داخل غرفه بدون حضور و رضايت غرفه دار به كلي ممنوع ميباشد . ضمناً نظافت و پاكسازي محوطه بر عهده برگزاركننده مي باشد .
84. در صورت تقاضاي وسايل يا تجهيزات اضافي جهت غرفه ها هزينه مربوطه بطور جداگانه اخذ خواهد شد .
85. لطفاً توجه داشته باشيد كه تعداد متعارف ميز و صندلي درهر غرفه ، 2 عدد صندلي و 1 عدد ميز به ازاء هر 12 مترمربع ميباشد (فقط براي غرفه هاي ساخته شده توسط برگزاركننده) و اضافه برآن مشمول پرداخت هزينه خواهد شد . لذا خواهشمند است به مسئولين غرفه خود يادآوري نماييد كه از برداشتن ميز و صندليهاي بدون صاحب خودداري نمايند .
86. مطالب مندرج در فرم ثبت نام از سوي متقاضي درخصوص خود ساز يا پيش ساخته بودن غرفه ، ملاك اقدامات بعدي قرار ميگيرد. متراژ قيد شده در فرم ثبت نام و همچنين نوع غرفه از نظر با تجهيزات يا بدون تجهيزات بودن آن تنها براساس مندرجات فرم ثبت نام مدنظر قرار خواهد گرفت . لذا پس از تحويل غرفه در صورت مشاهده هرگونه مغايرت با آنچه كه در فرم ثبت نام خود قيد نموده ايد ، بلافاصله مراتب را به ستاد نمايشگاه اعلام فرماييد .
87. چنانچه درخواست اوليه متقاضي ، غرفه همراه با ساخت و تجهيزات باشد حداكثر تا ده روز قبل از افتتاح نمايشگاه امكان تغيير و عدم تجهيز آن وجود دارد . در غيراين صورت هزينه غرفه سازي كه قبلاً از شركت كننده اخذ شده بود مسترد نميگردد .
88. حتماً پس از تحويل غرفه خود ، متراژ آنرا اندازه گيري نماييد ، هرگونه ادعا در خصوص متراژ غرفه واگذار شده تنها در 2 روز اول نمايشگاه قابل طرح و بررسي بوده و پس از آن مردود مي باشد .
89. چنانچه بدليل حجم يا ابعاد كالا يا ماشين آلات نمايشي ، هرگونه افزايشي از سوي شركت كننده ـ به ويژه در غرف خودسازـ در متراژ غرفه ايجاد شود جزو فضاي غرفه و بعنوان بدهي محسوب شده و قبل از خاتمه نمايشگاه مي بايد نسبت به پرداخت هزينه اضافه متراژ اقدام گردد. ضمن آنکه تجاوز به حريم راهروها علاوه بر هزينه معمول فضاي اشغال شده ، مشمول جريمه نيز خواهد شد .
بخش هشتم- حفاظت و امنيت غرفه ها
90. کليه شرکت کنندگان مي بايد نسبت به تکميل و مهر و امضاء فرم حراست که در وب سايت نمايشگاه قابل دسترسي است اقدام و آنرا به ستاد نمايشگاه تحويل نمايند . تنها پس از ارائه فرم مذكور به ستاد امكان تحويل كارتهاي شناسايي غرفه داران امكان پذير خواهد بود .
91. مسئوليت مراقبت و محافظت از غرفه و وسايل آن در ساعات برپايي نمايشگاه بر عهده شركت كننده مي باشد . پس از خاتمه كار نمايشگاه در هر روز نسبت به تخليه سالن ها و پلمب دربهاي ورودي اقدام شده و مسئوليت حراست از غرفه ها برعهده انتظامات نمايشگاه خواهد بود؛ لذا لازم است مسئولين غرفه ها هر روز قبل از باز شدن درب سالن ها در محل سالن حضور يابند. هرگونه عواقب ناشي از عدم حضور به موقع بر عهده صاحبان غرفه ها مي باشد .
92. در زمان ساخت و ساز غرفه ها و آماده سازي سالنها تا هر زمان که در سالنها به هر دليل بسته نشده حضور حداقل يک نفر از هر غرفه در سالن ضروري است و در صورت بروز هرگونه اتفاقي از جمله مفقود شدن کالا ، سرقت از غرفه يا ايراد آسيب به غرفه و تجهيزات آن ستاد برگزاري نمايشگاه هيچگونه مسئوليتي در قبال اتفاقات حادث شده نخواهد داشت . بطورکلي براساس قوانين نمايشگاههاي بين المللي ، در زمان باز بودن سالنها همه گونه مسئوليت مراقبت از غرفه و لوازم داخل آن صرفاً برعهده غرفه داران ميباشد .
93. بيمه آتش سوزي براي كليه شركت كنندگان اجباري مي باشد كه توسط برگزار كننده نسبت به انجام آن براي کل سالن تحت پوشش اقدام ميشود . ساير بيمه ها بصورت اختياري بوده و به غرفه داران محترم توصيه ميشود نسبت به انجام بيمه هاي ديگر علاوه بر بيمه آتش سوزي اقدام نمايند .
94. مسئوليت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه ها در ساعات داير بودن نمايشگاه كه حضور غرفه داران در محل غرفه الزامي است، برعهده غرفه داران مي باشد .
95. در صورت مفقود شدن وسايل يا كالاي داخل غرفه و يا بروز حادثه اي در محل غرفه، مراتب سريعاً به اطلاع مدير سالن و نگهبان سالن رسانيده شود تا با حضور نماينده حراست نسبت به تنظيم صورتجلسه اقدام گردد. پيگيري اين امر بر عهده شركت كننده ميباشد .
96. درصورت نمايش اقلام ارزشمند و گرانقيمت كه سبك و كم حجم بوده و امكان به سرقت رفتن آنها وجود دارد، به غرفه داران محترم توصيه مي شود اينگونه اقلام را هر روزپس از پايان يافتن ساعت كار نمايشگاه با خود خارج نموده وروز بعد مجدداً به همراه بياورند .
97. در ايام آماده سازي سالن و غرفه سازي (تا قبل از افتتاح نمايشگاه) خروج هر گونه وسايل، تجهيزات، لوازم غرفه سازي و... مستلزم اخذ برگه خروج از مدير سالن ميباشد. برگه خروج بايد به تأييد و امضاء مدير سالن برسد .
98. با توجه به اينكه اكثر كالاها و لوازم داخل غرفه ها قابل اشتعال مي باشند لطفاً از هرگونه جوشكاري، برشكاري و هرگونه اقدامي در داخل سالن كه احتمال بروز حريق را سبب شود خودداري نموده و وسايل دكوراسيون غرفه خود را بصورت آماده شده و صرفاً جهت مونتاژ به داخل سالن وارد نماييد .
بخش نهم- تخليه و تخريب غرفه ها پس از اختتام نمايشگاه
99. تخليه غرفه يا ترک آن تا آخرين لحظه برپايي نمايشگاه در پايان روز آخر، مجاز نمي باشد . تخليه غرفه ها از روز بعد ازخاتمه نمايشگاه آغاز شده و مي بايد حداكثر ظرف 48 ساعت به پايان برسد .
100. در آخرين روز نمايشگاه، زمان بازگشايي سالنها جهت تخليه و خروج کالاها به غرفه داران اعلام خواهد شد . مقتضي است از همان ابتداي تخليه غرفه ها تمامي غرفه داران محترم به منظور جلوگيري از سرقت يا آسيب رسيدن به تجهيزات غرفه يا كالاها در محل غرفه خود حاضر باشند. حتي اگردر روز نخست آمادگي خروج كالاهاي خود را ندارند ضروري است حتماً فردي را به منظور مراقبت از كالاهاي خود در داخل غرفه بگمارند. . بديهي است با بازگشايي سالنها افراد مختلفي اعم از باربر، کارگر، نظافتچي و....... به داخل سالنها وارد ميشوند که در اين بين افراد متفرقه و سودجو هم فرصت سوء استفاده از شرايط موجود را پيدا خواهند نمود . لذا پس از بازگشايي سالنها در خاتمه نمايشگاه، مسئوليت حفاظت و نگهداري كالاها و تجهيزات در مقابل سرقت يا آسيب، مستقيماً بر عهده صاحبان كالا خواهد بود .
101. دارندگان غرفه هاي خودساز بايد پس از پايان نمايشگاه نسبت به تخريب وسايل دكوري و تخليه بقاياي آن اقدام نمايند . ضمناً واگذاري مسئوليت تخريب و جمع آوري غرفه به غير به دليل عدم پوشش بيمه مجاز نمي باشد و درصورت بروز حادثه ، کل مسئوليت آن فقط برعهده غرفه دار مربوطه خواهد بود .
102. در صورت عدم تخليه و خروج به موقع غرفه، برگزاركننده نسبت به جمع آوري و انتقال وسايل به انبار اقدام نموده و در اينصورت هزينه جابجايي و انبارداري از صاحب كالا اخذ خواهد شد. ضمن آنكه مسئوليت هرگونه خسارت احتمالي وارده بر عهده صاحب كالا ميباشد .
103. چنانچه بخشي از هزينه هاي مشاركت شركت كنندگان اعم از اجاره بهاء غرفه، ساخت و ساز، اجاره تجهيزات اضافه، هزينه برق اضافي، مابه التفاوت مغايرت متراژ ارزي و ... بطور كامل پرداخت نشده باشد ، پيش از تسويه حساب کامل ، خروج كالاها مجاز نخواهد بود .
بخش دهم- ضوابط صدور كارت شناسايي و كارت پاركينگ
104. براي مسئولين هر غرفه از سوي برگزاركننده كارت شناسايي عكس دار صادر خواهد شد و الصاق آن در تمام مدت حضور در نمايشگاه براي غرفه داران الزامي است ، لذا از شركت كنندگان محترم تقاضا دارد نسبت به تكميل فرم كارت شناسايي در وب سايت نمايشگاه و قرار دادن فايل عکس پرسنل داخل غرفه به ستاد نمايشگاه اقدام نمايند. آخرين مهلت جهت تحويل فرم تکميل شده و عکس پرسنل ، 15 روز پيش از افتتاح نمايشگاه ميباشد . پس از آن برگزارکننده هيچگونه تعهدي جهت صدور کارت شناسايي نخواهد داشت . يادآوري ميشود در صورت فقدان کارت امکان صدور کارت المثني وجود ندارد و در صورت بروز آن ، دارنده کارت ملزم به تهيه و خريد بليت ورودي جهت ورود به نمايشگاه ميباشد .
105. ورود وسايل نقليه در ايام برپايي نمايشگاه به داخل محوطه نمايشگاه مطلقاً ممنوع بوده و شركت كنندگان مي توانند از پاركينگ هاي مجاور محل نمايشگاه استفاده نمايند.
بخش يازدهم- نحوه انجام تبليغات محيطي در زمان برپايي نمايشگاه
106. انجام هرگونه تبليغات محيطي در ايام برپايي نمايشگاه منوط به كسب مجوز از روابط عمومي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران و پرداخت هزينه مربوطه مي باشد، در صورت عدم رعايت اين موضوع اقلام تبليغاتي توسط روابط عمومي شرکت مذکور جمع آوري خواهد شد .
107. شركت كنندگان فقط مي توانند اقلام تبليغي خود را درون حريم غرفه خود نصب نمايند و استفاده از فضاي راهرو يا غرفه هاي مجاور بدين منظور ممنوع مي باشد . ضمناً حتي درصورت دارا بودن مجوز جهت نصب بالون تبليغاتي بر روي بام سالنها ، اخذ مجوز براي تردد بر روي بام نيز ضروري ميباشد .
108. حداکثر ارتفاع کتيبه غرفه ها درغرف فضاي باز نمايشگاهي 1 متر مي باشد و در غير اينصورت بعنوان تبليغات محيطي فضاي باز محسوب شده و مشارکت کننده ناگزير خواهد بود بر طبق تعرفه هاي تبليغاتي شرکت سهامي، هزينه هاي مربوطه را به مديريت روابط عمومي و امور بين الملل پرداخت نمايد.
109. در غرفه هاي فضاي باز، فقط درج نام و لوگوي مشارکت کننده برروي کتيبه و ديواره هاي بيروني غرفه مجاز ميباشد . در صورت عدم رعايت آن ، به عنوان تبليغات محيطي محسوب شده و هزينه هاي مربوطه از طريق مديريت روابط عمومي و امور بين الملل شرکت اخذ خواهد شد.
110- نصب يا آويختن هرگونه بنر، پارچه نويسي، پوستر يا اقلام مشابه آنها از سقف سالن و تيرها و ستونها ممنوع مي باشد و در صورت عدم توجه مشمول جريمه شده ومبلغ جريمه توسط مسئولين مربوطه در شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران تعيين و پس از ابلاغ به شركت كننده، پرداخت آن الزامي خواهد بود .
111. جهت اجراي تبليغات ذكر شده در بند فوق ، بر روي غرفه هاي پيش ساخته حداکثر تا 160 سانتي متر بالاتر از غرفه مي باشد .
112. استفاده از وسايل صوتي- تصويري به منظور تبليغ كالاها پس از اخذ مجوز از برگزاركننده و به شرط عدم ايجاد مزاحمت براي ساير غرفه داران مجاز خواهد بود .
113. درصورت تمايل به فيلمبرداري يا عكسبرداري از غرفه ها قبلاً بايد جهت اخذ مجوز از روابط عمومي ، با برگزار كننده هماهنگيهاي لازم بعمل آيد .
114. اقلام تبليغي و چاپي براي كالاها و محصولات خارجي از جمله بروشور، كاتالوگ، عكس، پوستر، سي دي و غيره كه در نظر است در محل غرفه توزيع شده يا در معرض نمايش قرار گيرد بايد منطبق با معيارهاي اسلامي بوده و حداقل 20 روز قبل از افتتاح به ستاد نمايشگاه ارائه و به تأييد برگزاركننده برسد.
115. در صورت تمايل به تهيه و چاپ آگهي در كتاب ويژه نمايشگاه (جدا از مشخصات و نوع فعاليت شركت كه در فرم ثبت نام قيد شده) هزينه جداگانه دريافت خواهد شد؛ بدين منظور برگزاركننده، مجري تهيه و چاپ كتاب نمايشگاه را به واحد متقاضي معرفي خواهد نمود .
بخش دوازدهم- ساير موارد
116. شركت كنندگاني كه نياز به اينترنت دارند بايد فرم درخواست مربوطه را از وب سايت نمايشگاه تهيه و تکميل و حداكثر تا 10 روز قبل از افتتاح نمايشگاه به مديريت اطلاع رساني و برنامه ريزي واقع در محل ساختمان رفاهي محوطه نمايشگاه بين المللي تحويل نمايند. هزينه مترتب بر اين امر توسط متقاضي به صورت مجزا و مستقيماً به شركت پرداخت ميگردد .
117. اطلاع رساني نمايشگاه و انجام تبليغات، در حالت معمول آن برعهده برگزاركننده ميباشد كه صرفاَ در حد متعارف و متداول آن انجام ميپذيرد . اين تبليغات شامل انجام مكاتبات مستقيم با مخاطبين و افراد حقيقي و حقوقي مرتبط با موضوع نمايشگاه ، پخش تيزر تلويزيوني (به طور متوسط پانزده نوبت) و يا نصب بيلبرد شهري يا زيرنويس به جاي تيزر تلويزيوني ، درج آگهي و يا خبر برگزاري در جرايد و نشريات تخصصي ، راه اندازي وب سايت نمايشگاه و شبکه هاي مجازي توزيع بروشور يا تراكت و ارسال دعوتنامه ، پيامک يا كارت دعوت به مخاطبين وحوزه هاي مرتبط با نمايشگاه ميباشد . حجم اين تبليغات تنها در حد تبليغات متعارف براي تمامي نمايشگاهها است و از حدود خاصي فراتر نميرود. هرگونه تبليغات اضافه بر موارد ذكر شده و يا افزايش حجم تبليغات فوق، تنها درصورتي ميسر است كه شركت كنندگان نمايشگاه آمادگي خود را جهت حمايت مالي از نمايشگاه (اسپانسرشيپ) اعلام نمايند . در اينصورت برگزاركننده آماده هرگونه همكاري و انجام تبليغات خاص اسپانسر خواهدبود .
118. علاوه بر موارد مندرج در بند فوق ، شركت كنندگان در نمايشگاه ميبايد به فراخور نوع فعاليت خود اطلاع رساني مناسبي را به منظور آگاه نمودن مخاطبين نسبت به حضورشان در نمايشگاه به عمل آورند و در جهت جذب مخاطبين به غرفه خود ، برنامه ريزي و استراتژي تبليغاتي مناسبي را در نمايشگاه اعمال نمايند .
119. تاسيسات و امكانات فيزيكي محل برگزاري نمايشگاه مانند سيستم گرمايش و سرمايش سالن، سرويس هاي بهداشتي، پاركينگ، رستوران، آب آشاميدني، كيفيت ساختمان و بناي سالنهاي تحت پوشش و امثال آنها همگي تحت تملك و نظارت شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران مي باشد. برگزاركننده هيچگونه دخالتي در كيفيت و سلامت موارد ذكر شده ندارد و صرفاً نسبت به اعلام نواقص موجود به شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران اقدام مي نمايد .
120. هزينه ثبت نام از بازديدکنندگان ، پارکينگ ، برق مصرفي غرفه و ساير خدمات نمايشگاهي جداگانه دريافت ميشود .
121. رعايت نكاتي كه در مكاتبات بعمل آمده از سوي برگزاركننده مطرح مي شود الزامي است و مسئوليت عواقب ناشي از عدم توجه به مكاتبات و تماسهاي بعمل آمده از سوي برگزاركننده برعهده شركت كننده مي باشد. ضمناً هرگونه توافقي ميان شركت كننده و برگزاركننده تنها در صورتي معتبر است كه مكتوب و امضا شده باشد .
122. هرگونه ادعا يا شكايت از سوي شركت كنندگان تنها تا يكماه پس از پايان نمايشگاه معتبر بوده و پس از آن پرونده مربوط به نمايشگاه مختومه ميشود . ضمناً هرگونه شكايتي درابتدا بايد به برگزاركننده ارجاع شود ودرصورت عدم حصول توافق، انجمن صنفي برگزارکنندگان نمايشگاههاي بين المللي ايران بعنوان حكم تعيين ميگردد .
123. در صورت بروز وقايع پيش بيني نشده( فورس ماژور) مانند جنگ، زلزله، سيل، طوفان، هرج ومرج، آتش سوزي، فوت مقامات ارشد مملكتي ، تغيير قوانين جاري و ... كه منجر به لغو يا تغيير زمان نمايشگاه شود هيچگونه مسئوليتي متوجه برگزاركننده نبوده و وجوه واريزي پس از كسر هزينه هاي انجام شده توسط برگزاركننده مسترد خواهد شد .
124. چنانچه تحت شرايط اضطراري شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران اقدام به تغيير زمان يا مكان برپايي نمايشگاه نمايد مسئوليتي متوجه برگزاركننده نبوده وبرگزاري نمايشگاه تابع شرايط جديد خواهد بود .
125. در صورتيكه تعداد شركت كنندگان به هر دليل به حد نصاب لازم نرسد به گونه اي كه مانع از تشكيل و برگزاري نمايشگاه گردد، برگزاركننده ناگزير از لغو نمايشگاه خواهد بود و در اين صورت فقط هزينه هايي كه به برگزاركننده پرداخت شده مسترد خواهد گشت .
126. كليه وجوه قانوني كه شركت كنندگان ملزم به پرداخت آنها هستند از سوي برگزاركننده بصورت رسمي اعلام مي شود. لذا هرگونه وجهي كه بصورت غير متعارف از سوي افراد حاضر در محل برگزاري نمايشگاه تحت عنوان كارگر، نگهبان، باربر، نظافتچي و يا هر نام ديگري در ازاء انجام كاري و يا بدون دليل مشخص از شركت كنندگان مطالبه شود ارتباطي با برگزاركننده نداشته و مورد تأييد نمي باشد .
127. هرگونه خدمات جنبي نمايشگاه مانند فيلمبرداري از غرفه ها ، درج آگهي ، انتشار کتاب ، سي دي يا ويژه نامه که به سفارش برگزار کننده انجام پذيرد ، به صورت رسمي به شرکت کنندگان اطلاع داده ميشود . لذا از هرگونه پرداخت هزينه به افرادي که احتمالاً به قصد سودجويي جهت انجام اينگونه خدمات به غرفه ها مراجعه ميکنند ، پيش از استعلام از ستاد برگزاري ، خودداري فرماييد .
128. برگزاركننده در خصوص قوانين وضع شده از سوي شركت سهامي نمايشگاههاي بين المللي ايران و همچنين قيمتها ، مبالغ جرائم ، تعرفه مجوزها و يا خدمات مختلف كه توسط ادارات و واحدهاي مختلف آن شركت نظير اداره امور نمايشگاهي، ساختمان و تاسيسات، طراحي و غرفه آرايي، روابط عمومي، امور اجرايي ، حراست و انتظامات و ساير ادارات تابعه اعمال مي گردد، دخالتي نداشته و خود نيز مانند شركت كنندگان تابع قوانين مذكور مي باشد. ضمناً كيفيت قوانين و نحوه برخورد مجريان آنها با شركت كنندگان ، هيچگونه ارتباطي با برگزاركننده ندارد .
129. در صورتيكه بدليل تخلف از مقررات ، برگزاركننده ناچار به تعطيل نمودن غرفه اي باشد، هيچيك از وجوه پرداخت شده قابل استرداد نبوده و واحد متخلف نمي تواند ادعايي در اين خصوص مطرح نمايد .
130. رعايت ضوابط و شئون اسلامي براي تمامي شركت كنندگان و غرفه داران محترم الزامي مي باشد .
اين مقررات براساس ضوابط و مقررات جاري در نمايشگاههاي بين المللي و مطابق كنوانسيون اتحاديه جهاني نمايشگاهها تدوين شده و در تمام نمايشگاههاي معتبر دنيا اجرا مي شود. عدم توجه به آنها برگزاركننده را در پيگيري قانوني عليه متخلفين مخير مي سازد .